De lokale politie van Lier verhuisde naar een nieuw, modern gebouw. Maar ook de interne en externe communicatie krijgen een opfrisbeurt. Als laatste aanwinst zien we twee Scala-schermen die geleverd en geplaatst werden door DOBIT.
Een warme ontvangst
In de ontvangstruimte van het gebouw valt het 42” scherm onmiddellijk op. Dat is bewust gedaan, stelt communicatieverantwoordelijke Veerle De Vries: “We gebruiken het scherm als een eerste verwelkoming van onze bezoekers. Dat kunnen burgers zijn, maar ook deelnemers aan vergaderingen. Regelmatig krijgen we politiemensen uit andere zones over de vloer die onze mensen bij voetbalwedstrijden komen versterken of deelnemers aan opleidingen van de politieschool die hier regelmatig lokalen gebruikt. Met het scherm vertellen we ze duidelijk en eenvoudig waar ze verwacht worden.” Maar er is meer. “Naast het inzetten als digitale signage, dient het scherm in de wachtruimte ook als een extra communicatietool naar de burgers toe. In de ‘loop’ maak ik plaats voor informatie over lopende acties en belichten we het maandthema. We stellen ook de verschillende wijkagenten voor, met foto en GSM-nummer, maken ruimte voor acties van het BIVV en we maken de bezoekers attent op belangrijke nieuwsberichten. Zo vervangt het scherm heel wat papieren affiches. Het is voor ons erg eenvoudig om op de actualiteit in te spelen.”
Effectieve interne communicatie
Het tweede scherm is gemonteerd in de refter van de personeelsleden. “Dit scherm gebruiken we veel intensiever. De boodschappen wisselen dagelijks. Het is niet de bedoeling om onze mensen hier nieuwe informatie te geven, maar eerder geheugensteuntjes en herinneringen. Want politiemensen krijgen heel veel informatie over zich heen. Via het Scala systeem kunnen we de belangrijkste zaken nog eens naar voren halen”, stelt De Vries. “Elke week maak ik een selectie van de belangrijkste items uit de operationele briefings. Dat kan gaan van een robotfoto, een nummerplaat die gesignaleerd is, bepaalde locaties die extra in het oog gehouden worden tot extra aandacht voor handelingsprocessen en procedures. Vaak verwijzen we extra naar ons intranet voor meer info. Ook personeelszaken krijgen extra aandacht, net zoals veranderingen in de wetgeving of bijvoorbeeld een komende job-infodag. Maar ook meer informele zaken als een activiteit van onze personeelskookclub of de korpschef die trakteert voor zijn verjaardag.”
Visuele kracht
Het werken met de nieuwe schermen biedt heel wat voordelen, en is tegelijk niet altijd even vanzelfsprekend. Veerle De Vries: “De Scala-schermen zijn een extra communicatiemiddel dat een specifieke aanpak vraagt. Ik probeer steeds zo sterk visueel mogelijk te communiceren. Want de boutade ‘1 beeld zegt meer dan 1000 woorden’ klopt als een bus. Dat wil zeggen dat je als communicatieverantwoordelijke goed moet stilstaan bij het wat en hoe van je boodschap. Dat wil ook zeggen dat je moet zoeken naar de juiste beelden en moet durven schrappen in woorden. En dat je er dus tijd voor moet vrijmaken.” “Ik houd met het opstellen van boodschappen ook sterk rekening met onze huisstijl. Dat versterkt de kracht van de boodschappen en maakt ze eenduidig. Door goed doordacht te werk te gaan, open je zo een krachtig nieuw communicatiekanaal, zowel voor interne communicatie als naar onze bezoekers toe. Maar je moet het wél goed doen en er tijd in steken.”
Veilig communiceren
“Het gebruik van digitale signage als communicatie-instrument voor openbare diensten staat nog maar in zijn kinderschoenen”, stelt Wim De Bal van DOBIT. “Bij de lokale politie van Lier zien we een mooi voorbeeld van zowel interne als externe communicatie. Als je het goed gebruikt, heb je inderdaad een prachtig medium om de juiste boodschappen op de juiste plaats en het juiste ogenblik aan de juiste personen te tonen. Als je dan nog rekening houdt met een doeltreffende inhoud en vormgeving, krijg je veel gedaan. Veel meer dan mensen nu voor mogelijk houden.” “Het voordeel van het Scala-systeem is dat ze draadloos werken. Ze gebruiken het GPRS-netwerk (of eventueel WiFi) om hun informatie binnen te halen. Dus geen gedoe met datakabels en implementatie in netwerken. Het werken via GPRS, onafhankelijk van het eigen netwerk, maakt het extra veilig, zeker voor bijvoorbeeld politiediensten.”
In de ontvangstruimte van het gebouw valt het 42” scherm onmiddellijk op. Dat is bewust gedaan, stelt communicatieverantwoordelijke Veerle De Vries: “We gebruiken het scherm als een eerste verwelkoming van onze bezoekers. Dat kunnen burgers zijn, maar ook deelnemers aan vergaderingen. Regelmatig krijgen we politiemensen uit andere zones over de vloer die onze mensen bij voetbalwedstrijden komen versterken of deelnemers aan opleidingen van de politieschool die hier regelmatig lokalen gebruikt. Met het scherm vertellen we ze duidelijk en eenvoudig waar ze verwacht worden.” Maar er is meer. “Naast het inzetten als digitale signage, dient het scherm in de wachtruimte ook als een extra communicatietool naar de burgers toe. In de ‘loop’ maak ik plaats voor informatie over lopende acties en belichten we het maandthema. We stellen ook de verschillende wijkagenten voor, met foto en GSM-nummer, maken ruimte voor acties van het BIVV en we maken de bezoekers attent op belangrijke nieuwsberichten. Zo vervangt het scherm heel wat papieren affiches. Het is voor ons erg eenvoudig om op de actualiteit in te spelen.”
Effectieve interne communicatie
Het tweede scherm is gemonteerd in de refter van de personeelsleden. “Dit scherm gebruiken we veel intensiever. De boodschappen wisselen dagelijks. Het is niet de bedoeling om onze mensen hier nieuwe informatie te geven, maar eerder geheugensteuntjes en herinneringen. Want politiemensen krijgen heel veel informatie over zich heen. Via het Scala systeem kunnen we de belangrijkste zaken nog eens naar voren halen”, stelt De Vries. “Elke week maak ik een selectie van de belangrijkste items uit de operationele briefings. Dat kan gaan van een robotfoto, een nummerplaat die gesignaleerd is, bepaalde locaties die extra in het oog gehouden worden tot extra aandacht voor handelingsprocessen en procedures. Vaak verwijzen we extra naar ons intranet voor meer info. Ook personeelszaken krijgen extra aandacht, net zoals veranderingen in de wetgeving of bijvoorbeeld een komende job-infodag. Maar ook meer informele zaken als een activiteit van onze personeelskookclub of de korpschef die trakteert voor zijn verjaardag.”
Visuele kracht
Het werken met de nieuwe schermen biedt heel wat voordelen, en is tegelijk niet altijd even vanzelfsprekend. Veerle De Vries: “De Scala-schermen zijn een extra communicatiemiddel dat een specifieke aanpak vraagt. Ik probeer steeds zo sterk visueel mogelijk te communiceren. Want de boutade ‘1 beeld zegt meer dan 1000 woorden’ klopt als een bus. Dat wil zeggen dat je als communicatieverantwoordelijke goed moet stilstaan bij het wat en hoe van je boodschap. Dat wil ook zeggen dat je moet zoeken naar de juiste beelden en moet durven schrappen in woorden. En dat je er dus tijd voor moet vrijmaken.” “Ik houd met het opstellen van boodschappen ook sterk rekening met onze huisstijl. Dat versterkt de kracht van de boodschappen en maakt ze eenduidig. Door goed doordacht te werk te gaan, open je zo een krachtig nieuw communicatiekanaal, zowel voor interne communicatie als naar onze bezoekers toe. Maar je moet het wél goed doen en er tijd in steken.”
Veilig communiceren
“Het gebruik van digitale signage als communicatie-instrument voor openbare diensten staat nog maar in zijn kinderschoenen”, stelt Wim De Bal van DOBIT. “Bij de lokale politie van Lier zien we een mooi voorbeeld van zowel interne als externe communicatie. Als je het goed gebruikt, heb je inderdaad een prachtig medium om de juiste boodschappen op de juiste plaats en het juiste ogenblik aan de juiste personen te tonen. Als je dan nog rekening houdt met een doeltreffende inhoud en vormgeving, krijg je veel gedaan. Veel meer dan mensen nu voor mogelijk houden.” “Het voordeel van het Scala-systeem is dat ze draadloos werken. Ze gebruiken het GPRS-netwerk (of eventueel WiFi) om hun informatie binnen te halen. Dus geen gedoe met datakabels en implementatie in netwerken. Het werken via GPRS, onafhankelijk van het eigen netwerk, maakt het extra veilig, zeker voor bijvoorbeeld politiediensten.”
